Günümüzde birçok ölçekte bilimsel etkinlikler görebiliyoruz. Bir gün süren bilimsel atölyelerden tutun da binlerce kişinin katıldığı bilim şenliklerine kadar geniş bir yelpazede etkinlikler giderek yayılıyor ve toplumun takdirini kazanıyor. Bilimsel etkinlikleri düzenlemek de ilgili kişilerin öğrenim, network oluşturma ve yeni fikirler edinme sürecine de katkıda bulunuyor. Kişisel olarak böyle bir organizasyon ile toplumda bilinirliğiniz artarken süreç içerisinde yönetim, takım çalışması, finansal yönetim, organizasyon becerisi konularında da edindiğiniz tecrübeler sonraki dönemde de sizlere yarar sağlayacak kazanımlar elde ediyorsunuz.
Bilimsel temalı organizasyonları düzenlemek de beklentiyle alakalı olarak gittikçe zorlaşıyor. Bu sebeple özellikle TÜBİTAK projeleri yazmak isteyenler için on maddede bilimsel etkinliklerde nelere dikkat edilmesi yönünde tavsiyelerde bulunacağız.
1. Etkinliğin Temasını Belirleyin
Etkinliğin bir teması olması etkinliğin insanlar tarafından karşılık bulması kolaylaştıracaktır. Sadece organizasyon yeterli olmamakla birlikte insanları da oraya çekmek için harcanan onca emeğin de boşa gitmemesini sağlayacaktır. Burada seçtiğiniz temanın alt başlıkları belirlerken ne kadar fazla olursa hitap ettiğiniz kitlenin de o derece artacağını unutmayın. Ayrıca seçtiğiniz konu ile alakalı bilim insanlarını da programa davet edebilirsiniz. İlk aşama her zaman en önemlisidir çünkü seçtiğiniz konu ile ilgili planlama sürecinde sizlere yön verecektir. Bulunduğunuz bölgenin de ilgi ya da ihtiyaç duyduğu konular üzerinden de gidebilirsiniz. Mesela sanayinin ağırlıkta olduğu bir şehirde endüstri 4.0, robotik ya da geleceğin eğitim trendleri konusunu işleyebilirsiniz. Böylece insanların geleceğe hazırlamakla birlikte etkinliğe ilgi duymalarını sağlarsınız.
2. Planlama Sürecini Uzun Tutun
Planlama süreci etkinliğin büyüklüğüne göre üç aydan on iki aya kadar çıkabiliyor. Eğer etkinliğinizde bilim insanlarının çalışmalarını sunması için çağrıya çıkmayı düşünüyorsanız süreyi de karşı tarafın hazırlanması için ideal süreyi vermeyi unutmayın. Etkinliğin temasını belirledikten sonra öncelikli olarak yer ve tarihi belirlemeniz gerekiyor. Sonrasında ise içerikte yer alacak tüm alanlar için çalışma yapmak durumundasınız. Etkinliğiniz kaç gün sürecek, hangi saatler arasında gerçekleşecek, açık alanda mı yoksa kapalı bir salonda mı olacak, kaç farklı atölye gerçekleşecek, bu atölyeleri dışarıdan mı alacağım yoksa kendim mi yapacağım gibi soruları iyice düşünmek ve sonrasında yazıya dökmek de size ilerisi için çok fayda sağlayacak. Her bir etkinlik çeşidi için ayrı bir Excel dosyası oluşturulması hata payınızı düşürecektir.
3. Maliyetleri İyice Hesaplayın
TÜBİTAK projelerinde yapacağınız etkinlikte kullanacağınız her bir harcama kalemini en az 6 ay öncesinden belirlemeniz gerekiyor. Genel olarak harcama kalemlerini etkinlik yeri kiralama bedeli, stant veya çadır kurulumları, baskı materyalleri, dijital kalemler, konaklama, ulaşım, ikramlar, sarf malzemeler, eğitmen bedelleri, teknik ihtiyaçlar ve hizmet bedelleri olarak tablolara ayırabilirsiniz. Belirlediğiniz kalemler için proforma fatura alırken dikkat etmeniz gereken en önemli husus etkinliğin yapılacağı tarihteki fiyatları baz almanız gerekiyor çünkü TÜBİTAK, proje başvuru aşamasında belirlenen fiyatlar üzerinden ödeme yapıyor. Bu konuda da etkinliğin yapılacağı dönemdeki fiyatları öngörerek hareket etmeniz sonrası için sizi ek maliyetlerle uğraşmaktan kurtaracaktır.
Yapacağınız etkinlik için proje limitinden daha fazla paraya ihtiyaç duyuyorsanız sponsorluk görüşmeleri için hazırlanmaya başlayabilirsiniz. Sponsorluk görüşmeleri öncesinde etkinliği anlatan bir sunum dosyası ile birlikte kurumdan talep edeceğiniz başlıkları net bir şekilde belirtmeniz gerekmektedir. Bu konuda yapacağınız etkinliğin de kurum marka imajına nasıl destek olacağını da belirtmeyi unutmayın. Etkinliğin temasıyla bağlantılı kurumların yapacağınız etkinliğe daha fazla ilgi gösterebileceğini unutmayın ve imkân varsa da mutlaka kurumdan bir konuşmacıyı da etkinlik programına ekleyerek ilgili kurumu da sürece dahil edebilirsiniz. Görüştüğünüz kurumlardan etkinlikle ilgili destek alamazsanız da sonraki seneler için kontak bilgileri saklı tutun ve iletişiminizi sürdürün.
4. Doğru Yer Doğru Zaman
Ne kadar iyi bir organizasyon olursa olsun yanlış zamanda yapılan bir çalışma hiçbir zaman hak ettiğini ilgiyi görmeyecektir. Bunun için şehrinizde yapılan etkinlik takvimini inceleyip sizin için en doğru zamanını belirlemeniz gerekiyor. Öğrenciler için yapacağınız bir etkinlikte genel olarak ilkbahar dönemi yoğun olarak kullanılmakta olup geniş çaplı bir etkinlikle aynı tarihe gelmemeniz önem arz ediyor. Etkinliğinizi basın aracılığıyla duyurmak istiyorsanız da o tarihlerde ilgi duyulan büyük bir etkinlik ya da gündem olmamasına azami önem göstermelisiniz. Eğer etkinliği ilk defa yapacaksanız şehrinizde yapılan büyük bir organizasyonun bir parçası da olabilirsiniz. Böylece birçok işin sorumluluğundan da kurtulmuş olursunuz ve etkinliğinizin kalitesiyle ilgili daha çok vakit harcayabilirsiniz.
5. Dengeli Bir Program
Etkinliğinizin içeriğinde atölye çalışmaları, sahne gösterileri, bilim insanları ile söyleşiler, mucitlerin icatları, proje yarışmaları, firma stantları, konser programları, robotlar ve uçakların da olduğu bir program olabilir. Bütün listenin bütçesi çok fazla tutacağından kendi bütçenize göre karma ve dengeli bir program oluşturabilirsiniz. Ülkemizde birçok konuda size destek verebilecek akademisyen, öğretmen ve bilim insanlarıyla iletişime geçme konusunda tereddüt etmeyin.
6. Organizasyon Komitesi
Bilimsel etkinlikler içerisinde birçok alan olması itibariyle tam bir ekip işidir. Fikir alışverişi yapabileceğiniz, kendi networkü olan, gönüllülüğe önem veren ve destek alabileceğiniz kurumların yöneticileri aynı masada bir araya getirebilirseniz sağlıklı bir organizasyon süreci yaşarsınız. Yine de ekibimizi kurarken iş kalemlere göre görev paylaşımı yapabileceğiniz yakın bir ekibe de ihtiyaç duyacaksınız. Genel olarak website tasarım ve yönetimi, baskılı materyal ve tanıtım, bütçe ve sponsorluk işleri, proje değerlendirme, konuşmacıların organizasyonu, yerel çalışmalar, etkinlik programı ve oturumlar, ödüller gibi bölümlendirmeler yapılabilir. Ekibinizi oluştururken etkin bir şekilde işlevsel çalışabileceğiniz bir sayıda olmanız da önem arz ediyor. Organizasyon süresinde ihtiyaç duyabileceğiniz birçok konu için kamu kurumlarından destek alabilmek için ekip içerisinde kamu görevlilerini de bulundurmaya özen gösterin.
7. Ekip İçi İletişim
Organizasyon tarihine kadar ekiple birçok defa bir araya gelmeniz, fikir alışverişi yapmanız ya da olası durumlara karşı aksiyonlarını tartışmanız gerekebilir. Acil durumlar olmasa da organizasyonun sağlıklı bir şekilde devam etmesi açısından düzenli toplantılar yaparak hem süreçten kopmamak hem de tüm ekibin de sahiplenmesi açısından dönemsel toplantılar yapabilirsiniz. Toplantı öncesi ekip içerisinde çeşitli görevlendirmeler, sunumlar, raporlar gibi işler tanımlayabilir ve süreçten tüm ekibin haberdar olmasını sağlayabilirsiniz.
8. Acil Durum Planları
Etkinlik alanında her türlü olasılık için bir acil eylem planı oluşturun. Etkinlik öncesinde bu planları katılımcılar ile paylaşın. Eğer içeriğinizde konferans programları yer alıyorsa oturma düzenini herkese ulaşılabilir şekilde ayarladığınızdan emin olun. Açık hava etkinliği düzenliyorsanız birden fazla hava durumu uygulaması kullanmanızı tavsiye ederim. Yağış olasılığı için de naylon yağmurluk temin edebilir, stant ya da çadırlarınız için yükseltilmiş zemin kullanabilirsiniz.
9. Etkinliğin Sonuna Doğru
Etkinliğin sonunda size bu süreçte destek olan herkese teşekkür etmeyi ihmal etmeyin. Eğer ödüllü bir etkinlik düzenliyorsanız da sponsorlarınızı ve destekçilerinizi de ödül töreninin içerisine alın. Eğer ileriki yıllarda da organizasyonu devam ettirmek istiyorsanız emek veren insanlara kesinlikle teşekkür edin. Etkinlik katılımcılarına uygulayacağınız sözlü ve yazılı anketler veya görüşmelerle güçlü yönlerinizi öğrenin, güçsüz yönlerinizle de gelecek etkinlikler için de iyileştirebileceğiniz yönleri öğrenmiş olursunuz.
10. Etkinliğinizin Etkilerini Paylaşın
Yapacağınız organizasyonu duyurmanın en iyi yolu basın mensuplarıyla koordineli bir şekilde çalışmaktan geçiyor. Etkinlik öncesinde ve sonrasında kuracağınız bağlantılar ile etkinliğinizi ulusal çapta bir etki oluşturmasını sağlayabilirsiniz. Hazırlayacağınız bir basın bülteni ile sizleri ziyaret edecek tüm basın çalışanlarının işlerini yapmasına yardımcı olurken etkinliğinizi de en iyi şekilde anlatmış olursunuz. Bol bol video ve görseller ile desteklenen dokümanları gelen ziyaretçilerle de paylaşmayı unutmayın bu yüzden mutlaka bir sosyal mecrada etkinliğinizi sayfasını oluşturmanız gerekiyor.
Sonuç olarak bilimsel etkinlik düzenlemek her ne kadar eğlenceli ve öğretici bir süreç olsa da organizasyon büyüdükçe mesai saatleriniz ve stres seviyeniz de paralel bir şekilde artacaktır. Başarılı bir organizasyon için en temel 10 maddeyi sizlerle paylaşmak istedim. 13 yıldır bilimsel organizasyonlar gerçekleştiren biri olarak elde ettiğim tecrübeyi merak ettiğiniz veya ihtiyaç duyduğunuz tüm konularda sizlere yardımcı olmakta kullanacağım. Planlamaya şimdiden başlayan değerli organizasyon gönüllülerine şimdiden başarı ve kolaylıklar diliyorum.